云文档的几条线
云文档不是单指存文件，而是同步、共享、版本与模板四条线合在一起。下面六张卡片各说一条。
多端同步
同一账号登录电脑端、手机端与平板端，云文档里的文件在联网后自动对齐。修改先落本地，再上传云端。
共享与权限
共享链接可以设成仅查看、可评论、可编辑三档。权限随时可改，改完立刻生效，不必重新发链接。
多人同时编辑
多人打开同一份云文档时，光标位置与改动实时显示。表格里两人改同一单元格时提示冲突，先到的一方保留。
历史版本
云文档保留最近 100 个历史版本，30 天内可以回看与还原。误删段落比误删文件更常见，这一项救场最多。
离线缓存
断网时改动留在本机缓存，恢复联网后自动合并上传。两端都改过同一段时，会留一份副本供比对。
模板库入口
新建文档时可以从模板区挑一份直接用。文字、表格、演示、表单都有分类入口，套用后直接在模板上改写内容。
八种协作场合
同一个云文档功能，放在不同场合用法并不一样。下面八种场合各对应一个入口。
同一份文字文档两人一起写，各自段落互不覆盖。
把表格共享给几个人分区填报，汇总时不必来回传附件。
演示文稿按页分工，改完直接看最新一版。
共享链接设成仅查看，对方能读能导出，改不了内容。
开评论权限，意见留在原句旁边，不必另开一份批注稿。
路上用手机端改两句，回到工位电脑端已经是最新版本。
平板端打开同一份演示稿，投屏前先确认同步完成。
把常用格式存进模板，新人套用后格式不必逐项调。
四步把同步跑通
四步走完再谈协作。第二步决定同步范围，范围定错，后面共享给别人也看不到该看的文件。
登录同一账号
电脑端、手机端、平板端登录同一账号，登录状态按设备各自保存。
确认同步范围
在首页 → 新建 → 文字里建文件，或把本地文件拖进云文档列表。首页 → 云文档显示的就是同步范围。
按需共享
右键文件选共享，权限定成仅查看、可评论或可编辑三档之一。
另一台设备验证
在另一台设备打开同一文件，看改动是否到位，再决定要不要放开编辑权限。
版本留存与模板套用
三块内容与协作直接相关：版本留存规则、模板入口、以及账号空间的占用方式。
版本留存
云文档里每个文件保留最近 100 个历史版本，回看窗口 30 天。还原之后当前内容被替换，还原本身也算一次改动。
- 留存
- 最近 100 个版本
- 窗口
- 30 天
模板入口
首页 → 新建 → 文字之后，可以在模板区选一份稻壳模板再开始写。表格与演示各有自己的模板分类，套用后直接改内容。
- 位置
- 首页 → 新建 → 文字
- 来源
- 稻壳模板
空间占用
免费账号云文档空间 1 GB，个人版免费使用。历史版本与回收站里的文件同样占空间，占满时先清回收站。
- 免费空间
- 1 GB
- 占用项
- 文件与历史版本
- 同一份文件不要在两台设备上同时离线改同一段，恢复联网后容易出现两份内容。
- 共享链接发出去之后，权限档位要记一笔，尤其是放开过编辑权限的那几次。
- 历史版本按版本号往上翻，越靠上越旧，还原前先看一眼时间戳。
- 常见格式 .docx、.xlsx、.pptx 在云文档里可以原样预览，不必先转成别的格式。
- 回收站与历史版本一起占空间，空间告急时两处都要清。
- 模板套用之后先改标题与页眉，格式跟着模板走，改完不必再调字号。
云文档答疑
问得最多的是同步、共享、版本三处，答案都落在能直接点的位置上。
换电脑后文件还在吗？
在。云文档跟着账号走，新设备登录同一账号即可看到，本地文件不会跟着过去。
共享给同事要重新发链接吗？
不必。权限改动在原链接上生效，对方刷新一次就能看到新的档位。
误删的段落能找回来吗？
能。在云文档里右键该文件看历史版本，30 天内的版本都能回看，选中一个还原即可。
两台设备改同一份文件会怎样？
联网时会自动合并，同一段落两边都改过的情况下会留一份副本供比对。
免费账号空间不够用怎么办？
先清回收站与旧的历史版本。云文档空间 1 GB 是免费账号的额度，清理后立刻释放。
手机端能改演示稿吗？
能。手机端与平板端都能打开演示稿改文字内容，复杂排版建议回电脑端调。
协作时能看出是谁改的吗？
能。会中协同编辑时光标带成员标识，改动记录里能看到对应成员。
离线时改的文件会丢吗？
不会。改动先留在本机缓存，恢复联网后上传，冲突时保留副本。
模板套用之后能存成自己的吗？
能。把改好的版式另存为模板，下次新建时在自己的模板里能选到。
云文档里的 PDF 能编辑吗？
能打开与阅读，转换与编辑走 PDF 工具那一侧，转换后的文件默认回到云文档。